RESOLUCION Nº 0165

SANTA FE, 26 de febrero de 1988

VISTO:

El expediente Nº 349.199-A-1987, del registro de este Ministerio, mediante el cual el Archivo General de la Provincia eleva para su aprobación las "Normas para la Ejecución del Decreto Nº 4933/87"; y

CONSIDERANDO:

Que por Decreto Nº 4933 de fecha 10 de diciembre de 1987, se aprobó el Proyecto para elaborar CUADROS DE CLASIFICACION DE FONDOS DOCUMENTALES en todas las jurisdicciones dependientes del Poder Ejecutivo;

Que a los fines de dar cumplimiento con las disposiciones de la referida norma legal, es menester proceder a su reglamentación, conforme a lo expresado por el Archivo General de la Provincia;

Por ello,

EL MINISTRO DE GOBIERNO, JUSTICIA y CULTO

RESUELVE:

ARTICULO l. - Aprobar la reglamentación del Decreto número 4933 de fecha 10 de diciembre de 1.987, que como Anexo forma parte del presente acto administrativo.

ARTICULO 2. - Regístrese, hágase saber y archívese.

Dr. ALBERTO FRANCISCO DIDIER

Ministro de Gobierno, Justicia y

Culto

ANEXO

NORMAS REGLAMENTARIAS PARA LA EJECUCION DEL

DECRETO Nº 4933/87

Para Art. 1º:

Se entiende por CLASIFICACION la acción de dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo unidades homogéneas dé acuerdo con un criterio predeterminado. La clasificación es aplicable a la totalidad de un Fondo Documental.

FONDO DOCUMENTAL: Conjunto total de la documentción orgánica producida o recibida por una entidad en el desempeño de sus funciones.

CUADRO DE CLASIFICACION DE FONDOS DOCUMENTALES: Descripción gráfica del Plan de Clasificación en el que se expresan jerárquicamente las unidades documentales mayores e intermedias, respetando su procedencia. Esquema sobre el que el archivero ha de organizar los documentos.

- Las Unidades Documentales: Son las distintas unidades con caracteres homogéneos que conforman la estructura del fondo documental. Ellas son: Grupo, Subgrupo y Serie. Su definición queda expresada en la Resolución Nº 0616 del 30 de julio de 1987 del Ministerio de Gobierno "Normas Reglamentarias para la ejecución del Decreto Nº 1320/87". -

Para Art. 2º:

La Jurisdicción resolverá la metodología de trabajo para la elaboración del Cuadro de Clasificación de Fondos, para lo cual se proponen dos:

I - La Jurisdicción, mediante Resolución, designará a un responsable que recopilará la información suministrada por las distintas unidades administrativas, según se detalla en el Art. 2º.

II - Cada unidad administrativa, mediante disposición, designará un responsable para su área, los que elaborarán los esquemas parciales. Los mismos serán remitidos al Archivo Intermedio (A.G.P.S.F.) para la Confección del Cuadro Global de la Jurisdicción.

En ambos casos la tarea será supervisada por el Archivo Intermedio.

Para el Art. 39:

Para la Glasificación del Fondo Documental de una institución, se recomienda: el sistema ORGANICO-FUNCIONAL. Para ello se deberá:

a) Delimitar el Fondo Documental, considerando los siguientes elementos:

• El Organismo debe poseer un nombre y una existencia jurídica propia resultante de una norma legal.
• Atribuciones precisas y estables definidas por un texto que tenga valor legal o reglamentario.
• Jerarquía administrativa definida con precisión en la norma legal que le ha dado nacimiento.
• Un responsable que goza del poder de decisión correspondiente a su nivel jerárquico.
• Una organización interna fijada por normas legales.

b) Realizar el estudio de:

-La estructura orgánica.

-Misiones y funciones de cada Unidad de Organización.

-Actividades y trámites que se realizan.

-La producción documental, diferenciando los distintos tipos de documentos.

ENTENDIENDO POR:

Organigrama de Estructuras: Representación gráfica de la forma en que se ha fraccionado el objetivo de la organización, en función al principio de división del trabajo, y que contiene las unidades orgánicas y su relación jerárquica dentro de la estructura formal a la que se recurre para ejecutar las acciones tendientes al cumplimiento de la misión confonne al Decreto Nº 3465/83.

Misión: Enunciación sintética del objetivo que persigue el organismo, y que para las direcciones provinciales y generales, debe surgir claramente de las competencias establecidas en la Ley de Ministerios según Decreto Nº 3465/83.

Función: Ejercicio de las actividades propias a desarrollar en las distintas áreas de una organización. cuyo cumplimiento permite alcanzar la Misión establecida de acuerdo con Decreto Nº 3465/83. Cada función se divide en cierto número de actividades.

Actividades: Son las acciones que se realizan para el cumplimiento de una función.

Trámite: Conjunto de procedimientos que se siguen para poner en marcha cada una de las actividades y que dan lugar a la producción documental.

Tipo Documental: Definido en Resolución Nº 0616 del 30 de julio de 1987 del Ministerio de Gobierno, "Normas Reglamentarias para la Ejecución del Decreto Nº 1320/87".