Recepción del libro y asignación de un Número de Registro de Ejemplar de cinco dígitos. Por ejemplo: 00074. Se escribe el número en el libro y se registra en la Base de datos REGISTRO. En el caso de tratarse de revistas se le asigna, además, el código de la revista. Ejemplo R2020.
Se define el Estado del Ejemplar. En el caso de tratarse de un descarte se especificará que es BAJA.. De lo contrario se especifica ALTA.
Se selecciona (lista de selección) el tipo de literatura: En blanco las monografías, s seriadas y m manuscritos.
A partir de la lista de selección se define el tipo de documento. MONOGRAFIA es el implícito. En el caso de revistas se procede a grabar el registro y se presenta la hoja de trabajo de seriadas que contiene además el volumen, en número y la institución suministradora.
Se puede añadir notas al ejemplar según requerimientos.
Se especifica la diseminación de la información cuando esto se requiera. El implícito es PUBLICO
Las vías de adquisición pueden ser DONACIÓN, COMPRA o CANJE. El implícito es DONACIÓN.
En caso de que sea COMPRA, puede registrarse el precio unitario del ejemplar especificando el tipo de moneda. Por ejemplo 120.00 USD
Los campos siguientes: Nombre de la base de datos, Biblioteca propietaria, Sigla procesó, Fecha de entrada y última modificación tienen valores por defecto o se cargan automáticamente. Es decir, no es necesario cargarlos.
Exportar el rango de registros que se actualizó, para lo cual se utiliza la FST de reformateo: C:\bibtk\bases\rgtro\ex.fst. Se recomienda utilizar un nombre que se relacione con la fecha de la actualización. Por ejemplo R1113.ISO (R identifica la base registro de entrada, 11 el mes de noviembre y 13 el día.
A partir del Estado del Título se define la acción que se realizará posteriormente. Si se trata de un título nuevo, se procede a catalogarlo según las especificaciones del Manual de Referencia del Formato Bibliográfico del Catálogo de las Bibliotecas Universitarias (FBCBU). En el caso de tratarse de duplicados, se procede a borrar el registro y agregar el número del ejemplar en el campo 154 del registro del título del ejemplar.
Los registros catalogados se indizan según la política que defina la biblioteca.
Los documentos manipulados, catalogados e indizados se habilitan técnicamente.
Los documentos habilitados se colocan en los estantes de acuerdo a su signatura topográfica.
El administrador de la base de datos procede a la revisión de los nuevos registros.
Realizar una inversión total de la base y revisar si existe más una ocurrencia del identificador de título o si hay registros con el campo título en blanco. En este caso se procede a borrarlos.
Se rectifican los errores detectados en la base catálogo y en registro.
A la Base revisada se le realizan copias de protección y se publica en la intranet. Véase instrucciones.htm que se distribuye con la interfaz wwwisis